Spausdinimo sąnaudos biure susideda ne tik iš popieriaus ir kasečių kainos. Jas didina netinkami nustatymai, nereikalingos kopijos, neprižiūrima technika ir neapgalvotas įrenginių pasirinkimas. Toliau aptariami praktiniai būdai, padedantys kontroliuoti išlaidas nepabloginant dokumentų kokybės.
Įvertinkite tikrąją puslapio kainą
Renkantis spausdintuvą ar eksploatacines medžiagas, verta skaičiuoti ne vien pirkimo kainą, bet ir vieno puslapio savikainą. Ji priklauso nuo kasetės išeigos, popieriaus, energijos sąnaudų ir priežiūros. Dideliam nespalvotų dokumentų kiekiui dažnai ekonomiškesnis lazerinis įrenginys, o spalvotam, bet retam spausdinimui gali pakakti kompaktiško rašalinio modelio.
Nustatykite ekonomišką spausdinimą pagal nutylėjimą
Dvipusis spausdinimas, juodai baltas režimas ir juodraštinė kokybė kasdieniams dokumentams sumažina popieriaus bei dažomųjų medžiagų naudojimą. Šiuos parametrus geriausia nustatyti centralizuotai, kad darbuotojams nereikėtų jų keisti kiekvieną kartą. Spalvinį režimą tikslinga palikti tik prezentacijoms, klientų medžiagai ar dokumentams, kuriuose spalva perduoda svarbią informaciją.
Tinkamai rinkitės kasetes ir eksploatacines medžiagas
Kasetė turi tikti konkrečiam spausdintuvo modeliui, o deklaruojamą išeigą reikėtų vertinti kartu su realiu dokumentų padengimu. Prieš perkant naudinga palyginti, kiek puslapių gali atspausdinti originalus, suderinamas ar atnaujintas toneris. Netinkama arba nekokybiška kasetė gali lemti blankų tekstą, dėmes, dažnesnį valymą ir papildomas techninės priežiūros išlaidas.
Kontroliuokite spausdinimo įpročius
Aiškios vidaus taisyklės padeda sumažinti nereikalingų kopijų skaičių, ypač kai spausdintuvu naudojasi didesnė komanda. Naudingiausi veiksmai:
- prieš spausdinant peržiūrėti dokumento maketą;
- trumpalaikę informaciją dalytis skaitmeniniu formatu;
- didelius failus spausdinti tik patvirtinus poreikį;
- stebėti padalinių spausdinimo apimtis;
- šalinti pasikartojančias užduotis iš spausdinimo eilės.
Prižiūrėkite įrangą ir planuokite atsargas
Reguliarus valymas, programinės įrangos atnaujinimas ir laiku keičiamos susidėvinčios dalys padeda išvengti nekokybiškų kopijų bei popieriaus strigimo. Atsargas verta planuoti pagal faktinį sunaudojimą, tačiau nekaupti perteklinių kasečių, nes ilgai netinkamai laikomos medžiagos gali prarasti eksploatacines savybes.
Dažniausiai užduodami klausimai
Ar spausdintuvą verta išjungti nakčiai?
Jeigu įrenginys nenaudojamas ilgai, jį galima išjungti, tačiau dažnai naudojamų modelių energijos taupymo režimas paprastai yra patogesnis.
Ar pigiausias popierius visada taupo pinigus?
Ne. Per plonas arba dulkantis popierius gali dažniau strigti, todėl pasirinkimą reikėtų derinti su gamintojo nurodymais.
Kada naudinga riboti spalvotą spausdinimą?
Kai spalva dokumentui nesuteikia funkcinės vertės ir tik padidina vieno puslapio savikainą.
Ar galima vienu spausdintuvu aptarnauti visą biurą?
Galima, jeigu jo mėnesinis našumas, greitis ir popieriaus talpa atitinka darbuotojų poreikius.
Kaip sumažinti klaidingai atspausdintų dokumentų kiekį?
Padeda saugusis spausdinimas, kai užduotis pradedama tik darbuotojui patvirtinus ją prie įrenginio.
Kur laikyti atsargines kasetes?
Sausoje, vėsioje vietoje, originalioje pakuotėje ir atokiau nuo tiesioginių saulės spindulių.